Corrado Del Buono

Nelle versioni precedenti di Microsoft Word, normalmente, si utilizzava la barra di stampa unione per le operazioni di unione di un database con un documento di testo, in alternativa alla procedura guidata; ciò in quanto i pulsanti disponibili su di essa erano ordinati secondo un criterio logico-temporale (il primo pulsante serviva a definire il documento base, il secondo a definire l’origine dati, e così via). Tale modalità operativa, largamente utilizzata dagli utenti, non è sfuggita ai programmatori del nuovo Office che, pertanto, hanno di fatto “trasferito” i pulsanti della vecchia barra di stampa unione all’interno della barra multifunzione LETTERE. Analizziamo, pertanto, le “nuove” procedure che consentono di realizzare e gestire un collegamento ad una origine dati esterna.

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L’origine dati

La seconda operazione da compiere è la selezione di una origine dati; quest’ultima può essere nuova o preesistente, ovvero un qualsiasi file di Access, di Excel, o di altri database riconosciuti dall’applicativo.

Per la scelta del database si utilizza il pulsante SELEZIONA DESTINATARI, quindi la voce USA ELENCO ESISTENTE, e si seleziona il file dalla successiva finestra di dialogo che appare a video. Per la creazione di un nuovo database si utilizza, invece, la voce CREA NUOVO ELENCO, disponibile sempre all’interno del menu del pulsante SELEZIONA DESTINATARI.

Da notare che il nuovo elenco non è altro che un file di Access, generato in automatico, che contiene i tipici campi di una rubrica (nome, indirizzo, telefono, azienda, …) modificabili attraverso il pulsante PERSONALIZZA COLONNE posto nella parte bassa della finestra.

Alla chiusura della finestra si dovrà provvedere a salvare il file contenente i nuovi dati inseriti: si consiglia, di inserire sia il documento base che l’origine dati all’interno di una stessa cartella in maniera da facilitare il trasferimento del lavoro su altri dispositivi di memorizzazione.

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