Corrado Del Buono

Nelle versioni precedenti di Microsoft Word, normalmente, si utilizzava la barra di stampa unione per le operazioni di unione di un database con un documento di testo, in alternativa alla procedura guidata; ciò in quanto i pulsanti disponibili su di essa erano ordinati secondo un criterio logico-temporale (il primo pulsante serviva a definire il documento base, il secondo a definire l’origine dati, e così via). Tale modalità operativa, largamente utilizzata dagli utenti, non è sfuggita ai programmatori del nuovo Office che, pertanto, hanno di fatto “trasferito” i pulsanti della vecchia barra di stampa unione all’interno della barra multifunzione LETTERE. Analizziamo, pertanto, le “nuove” procedure che consentono di realizzare e gestire un collegamento ad una origine dati esterna.

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Il filtro dei dati

Quando si lavora con database di grandi dimensioni, quali quelli aziendali, può essere necessario assegnare dei filtri per selezionare solo alcuni destinatari che rispondono a particolari requisiti; ad esempio, da un database clienti di un’azienda è possibile filtrare solo quelli appartenenti ad una determinata regione, o ad uno specifico settore merceologico.

Per applicare dei filtri sarà necessario, però, strutturare adeguatamente il database creando dei campi “significativi”; per tornare all’esempio, sarà necessario creare un campo Regione per filtrare, successivamente, solo i clienti di una specifica regione.

Per assegnare un filtro si utilizza il pulsante MODIFICA ELENCO DESTINATARI, posto sempre sulla barra multifunzione LETTERE e si interviene nella finestra di Destinatari Stampa Unione.

Per filtrare i record è sufficiente utilizzare la freccetta posta a lato del campo e scegliere il record corrispondente; ad esempio, volendo scegliere solo i clienti della città di MILANO sarà sufficiente selezionare quest’ultima dal campo Città del database. L’elenco presenta anche la voce AVANZATE che consente, attraverso una successiva finestra di dialogo, di creare dei filtri elaborati.

Da notare che è possibile assegnare contemporaneamente dei filtri anche a diversi campi; in questo caso il numero di record che viene restituito sarà minore in quanto dovranno essere soddisfatte tutte le condizioni poste (ad esempio, i clienti di Milano che vendono all’ingrosso).

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