Corrado Del Buono

La maggior parte del tempo necessario nella stesura di un documento di Word viene impiegato nella sua trascrizione e ciò, in quanto, le operazioni di formattazione (disposizione del testo in colonne, assegnazione dei margini, formattazione dei titoli, …), anche le più complesse, non richiedono tempi eccessivi. In questo editoriale cercheremo di illustrare una procedura, ispirata alle tecniche stenografiche, che consente la trascrizione semi-automatica di parole o di intere frasi durante la fase di editing.

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L'aggiunta delle abbreviazioni al Correttore automatico

Creata la nostra “tabella stenografica” di riferimento è sufficiente aggiungere tali parole al correttore automatico di Word. Per farlo occorre utilizzare, dal menu FILE, la voce OPZIONI; nella finestra OPZIONI DI WORD si seleziona, sulla sinistra la voce STRUMENTI DI CORREZIONE mentre, sulla destra il pulsante OPZIONI CORREZIONE AUTOMATICA.

Nella casella SOSTITUISCI, posta nella scheda CORREZIONE AUTOMATICA della finestra che appare a video, si digita la sigla (nell'esempio riportato in figura, "xdu") mentre nella casella di testo CON, posta sul lato destro, si digita la parola o la frase che dovrà comparire automaticamente durante la fase di digitazione (nell'esempio "La delibera del Consiglio di Amministrazione è presa all''unanimità"); infine, si utilizza il pulsante AGGIUNGI posto in basso nella finestra.

Da notare che le aggiunte al correttore automatico vengono memorizzate in un file del dizionario di Word e, di conseguenza, vengono visualizzate in ogni documento di Word: non è possibile, purtroppo, creare un modello di documento ed associare ad esso correzioni automatiche specifiche (diversamente, ad esempio, delle aggiunte al Glossario che possono essere create all’esterno del modello Normal); per questo motivo è consigliato utilizzare una lettera iniziale uguale per tutte le sigle stenografiche riferite ad una tipologia di documento (ad esempio, utilizzare la lettera X per le relazioni aziendali, la lettera K per i documenti scolastici, ecc.) in maniera tale che è più facile anche la eventuale rimozione delle voci create in precedenza (nell’elenco della finestra, infatti, queste ultime vengono visualizzate in ordine alfabetico).

Terminato l’inserimento delle voci di correzione automatica, e dopo aver “speso” un pomeriggio per memorizzare e testare le abbreviazioni, potremmo finalmente trascrivere un documento ad una velocità di 1000 battute al minuto!

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